Anwesenheits- und Trainingsplanung für Vereine mit Kinderbetrieb
Eltern schreiben eine ganz normale E-Mail oder öffnen den Mitgliederbereich — ohne App, ohne Passwort. clubmind versteht die Nachricht und trägt die Abmeldung von selbst ein. Im Training gelten dann alle als anwesend; gekennzeichnet wird nur, wer fehlt. Aus denselben Daten entsteht der Nachweis für den Landessportbund.
- Unter 10 Sekunden
- Erfassungsdauer je Training
- Ein Link genügt
- Eltern brauchen keine App und kein Passwort
- Server in Deutschland
- Automatische Löschfristen
Ausgangslage
In den meisten Vereinen wird die Anwesenheit auf einer Papierliste oder gar nicht erfasst. Abmeldungen verteilen sich über mehrere WhatsApp-Gruppen, und am Monatsende rekonstruieren die Übungsleiter ihre geleisteten Stunden aus dem Gedächtnis.
Damit fehlt dem Verein die Grundlage für die eigene Abrechnung — und für den Nachweis über die geleistete Übungsarbeit, den die Landessportbünde für Übungsleiterzuschüsse verlangen. clubmind kehrt die Erfassung um: Sie beansprucht im Training wenige Sekunden, Auswertung und Nachweis entstehen aus denselben Daten.
Unterschied zu einem Kalender
Termine verwalten kann jedes Planungswerkzeug. Vier Punkte, in denen sich clubmind davon unterscheidet.
Der Nachweis ist der Zweck
Ein Planungswerkzeug hält fest, wer angemeldet ist.
- clubmind zählt, wer da war. Daraus entsteht der Nachweis für den Übungsleiterzuschuss.
Die Erfassung ist umgekehrt
Üblich ist eine Liste, auf der jeder Anwesende abgehakt wird.
- Hier stehen alle auf anwesend. Angetippt wird nur, wer fehlt.
Eltern müssen nichts installieren
Übliche Werkzeuge setzen ein Konto und eine App auf jedem Elterntelefon voraus.
- Hier genügt ein Link ohne Passwort.
Weniger gespeicherte Daten
Übliche Werkzeuge erheben, was technisch möglich ist.
- Es gibt kein Feld für den Abmeldegrund und keine Notiz am Kind.
Von der Nachricht zum Eintrag
Eltern schreiben formlos, heute per E-Mail. clubmind erkennt Kind und Tag und trägt die Abmeldung ein. Der Weg über WhatsApp ist gebaut und wartet auf die Freigabe des Nachrichtendienstes.
Nachricht eines Elternteils
Hallo, Lena kann heute nicht kommen, sie ist krank.
Kind und Tag werden erkannt. Der Grund wird nicht gespeichert.
Nur wenn etwas unklar bleibt — und dann genau einmal:
Meinst du Lena oder Mia?
Lena
Eingetragen
Lena·Mittwoch, Kinderturnen·entschuldigt
Antwort an die Eltern
Danke, Lena ist für Mittwoch abgemeldet.
Im Training stehen dann alle auf anwesend, die Abmeldung ist bereits berücksichtigt. Aus denselben Daten entsteht am Monatsende der Nachweis für den Landessportbund.
Die einzelnen Bereiche
- Nachrichten von Eltern
- Eltern schreiben in normaler Sprache — heute per E-Mail, künftig auch per WhatsApp. clubmind erkennt Kind und Zeitraum, trägt die Abmeldung ein und bestätigt den Eingang. Nur was unklar bleibt, geht an einen Menschen.
- Mitgliederbereich
- Wer lieber selbst abmeldet, öffnet einen Link ohne Passwort: Abmeldung, kommende Termine, eigene Kontaktdaten und die Auskunft über die gespeicherten Daten. Erwachsene sehen sich selbst, Eltern zusätzlich ihre Kinder.
- Posteingang
- Hier liegen ausschließlich Nachrichten, die sich nicht eindeutig zuordnen ließen. Alles Übrige ist bereits verbucht.
- Anwesenheit erfassen
- Alle Mitglieder sind auf anwesend vorbelegt, gemeldete Abwesenheiten bereits berücksichtigt. Erfasst wird nur, wer fehlt.
- Notiz zur Einheit
- Der Trainingsinhalt wird an der Einheit vermerkt, nicht an einzelnen Kindern. Damit bleiben Gesundheitsangaben außerhalb der Datenbank.
- Auswertung
- Quoten je Gruppe und Kind, Verlauf über die Saison, Frühwarnung bei wiederholtem Fehlen.
- Übungsleiter-Nachweis
- Geleistete Einheiten je Übungsleiter, druckfertig und als CSV — die Grundlage für den Zuschussantrag.
- Beiträge und Buchhaltung
- Optional: Beitragsklassen, SEPA-Sammellastschrift, Kontoauszug-Abgleich sowie Einnahmen und Ausgaben für die vorbereitende Buchhaltung. Keine Steuerberatung und keine GoBD-konforme Belegablage.
Es gibt kein Feld für den Abmeldegrund.
„Lena ist krank“ ist ein Gesundheitsdatum; gespeichert wird ausschließlich der Status „entschuldigt“, und der ursprüngliche Text wird nach kurzer Frist automatisch gelöscht. Ebenso wenig gibt es medizinische Profile, Ranglisten unter Kindern oder eine automatische Lohn- und Steuerberatung.
Bewusste Einschränkungen
Datenschutz
- Datenverarbeitung
- Der Anwendungsserver steht in Deutschland. Eine verschlüsselte Sicherung an einem zweiten Standort ist technisch vorbereitet und wird vor dem Echtbetrieb verbindlich eingerichtet. Für das Verstehen freier Nachrichtentexte wird ein KI-Dienst in den USA eingesetzt — nur nach ausdrücklicher Einwilligung und ohne Training mit euren API-Daten. Standardmäßig löscht der Anbieter Ein- und Ausgaben innerhalb von 30 Tagen; kürzere Fristen gelten nur mit gesonderter Vereinbarung. Ohne Einwilligung geht die Nachricht an einen Menschen im Verein.
- Trennung der Vereine
- Die Trennung liegt in der Datenbank selbst, nicht nur in der Anwendung. Relevante Änderungen und administrative Zugriffe durch die Plattformverwaltung werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert.
- Automatische Löschfristen
- Texte automatisch verarbeiteter Abmeldungen nach 14 Tagen, lokale Kopien im optionalen E-Mail-Terminal nach 30 Tagen und Prüfprotokolle nach 12 Monaten. Anwesenheiten folgen der Nachweisfrist des Vereins.
Interesse für den eigenen Verein
clubmind befindet sich derzeit im Pilotbetrieb bei einem Turnverein. Bei Interesse für den eigenen Verein senden Sie uns bitte eine Nachricht; wir melden uns mit einer Einschätzung, ob und wann eine Einführung möglich ist.
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